深度 | 电子合同风险防范,看看小昊的经验
合同效力的认定,是司法实践中的常见疑难问题之一。
为此,从1982年施行的《中华人民共和国经济合同法》,到1985年施行的《中华人民共和国涉外经济合同法》……直至2021年施行的《中华人民共和国民法典》,不断总结经验,完善相关的立法,对应的规定、制度也在不断优化。
然而,随着时代变迁,新的问题也在出现。近些年,互联网迅速发展,加之疫情影响,把很多商业行为推上了“云端”,签署电子合同的普及,也成为趋势之一。
电子合同实为数据,突破了传统证据材料的存在状态。那么,如何注意其中可能存在的不确定性,以规避风险?如何保证电子合同得到法律认可,以保护企业利益呢?小昊将与读者分享一些实务经验。
总的来说,电子合同的优势是:
无需打印、装订、邮寄等,直接降低了签署合同的经济成本、时间成本。
通过线上身份认证、上传合同文本、生成电子签名,即可完成签署,大幅度提高效率,促进交易达成。
可下载保存,也可在电子合同签约平台线上保存,不占场地,不易丢失,也便于即时查阅、分类梳理、数据整理等。
签署时,会线上生成印章及签署日志,便于留痕,也降低了公章私用的风险。
而关于电子合同效力认定的法律依据,则包括:《中华人民共和国民法典》第四百六十九条、《中华人民共和国电子签名法》第十四条、《中华人民共和国电子商务法》第四十八条等。
相关法规还包括《互联网信息服务管理办法》、《电子认证服务管理办法》、《网络交易管理办法》、《信息安全等级保护管理办法》等。
我们已知,传统合同在认定效力时,一般考虑4个因素:签署合同主体是否具备相应的民事行为能力;当事人意思表示是否真实;合同内容是否合法、合规,未被单方篡改;合同是否有原件。
相对应的,电子合同的效力认定就要考虑:确认签署合同的主体身份(可通过电子合同签约平台对居民实名认证、人脸识别、手机验证等方式确认);有可靠的电子签名、印章(可通过数字证书、时间戳确认);合同签署后不能被单方篡改(可通过修改留痕情况来确认);合同可验证真实性,具有原件效力(一般电子合同签署后会由该平台或第三方进行保存,可通过签约平台的线上验证来确认,也可以请平台作为独立第三方的身份出具证明,同时,建议企业同步电子合同的签署、保存公证,以最大限度留存有力证据)。
以上4个因素确认之后,企业在实践中还要注意几点——
为了保证电子合同有效性在司法阶段被认可,签署合同时,建议选择CA机构(证书授权中心)或与CA机构合作的签约平台(身份认证、电子签名环节有CA机构的参与)来提供相关服务。该平台最好还有出具证明文件的能力。
电子合同依然存在被篡改的风险电子版合同具有法律效力吗,因此,签署合同后,最好将合同同步到公证机构的线上系统,固定内容,获得公证,以便于面对可能产生的纠纷与诉讼。
企业应依法保护用户信息,所以要挑选具有相应数据保护能力的签约平台。签署电子合同时,也最好与第三方签订协议,明确用户信息的用途和保密义务、违约责任。也可以根据具体情况电子版合同具有法律效力吗,设计合适的保存方案,比如在本地保存电子合同,同时在平台仅保存验证文件。
平台的认证材料、设备可能存在被盗用的情况,或持有人越权,导致企业电子签名被冒用。所以,企业要监控好电子签名,管理好相关材料、账号、密码、设备。同时加强员工培训。还可以和签约平台协商,设置合适的审批流程、验证手段。出现状况时,要及时告知相关方面,以避免承担额外责任。
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